Organizzare Eventi Aziendali: il backstage dei lavori – P.R.C. Srl

Organizzare Eventi Aziendali: il backstage dei lavori

Organizzare Eventi Aziendali: il backstage dei lavori

Tempo di lettura: 7 Minuti

Con questo articolo proviamo ad avvicinarvi un po’ al nostro mondo, spiegandovi come funziona il nostro lavoro, dalla segreteria organizzativa degli eventi alla gestione del personale sul posto.

Organizzare eventi aziendali vuol dire una molteplicità di attività che coinvolgono professionalità che spesso non si immaginano nemmeno. Molte di queste non si insegnano nemmeno nelle scuole, ma si possono imparare solo sul campo, lavorando sodo di fianco a chi il mestiere lo mastica da anni e facendo tanta, tanta esperienza.

Per capire come si svolgono i lavori abbiamo realizzato un’intervista alle nostre Event Manager Senior Afra De Santi e Valentina Agostini, con il contributo di Nadia Calvi, Junior Event Planner e Assistant e Monica De Mattei, titolare.

Che requisiti deve avere chi lavora in questo settore?

Afra. Per fare l’Event manager non è necessaria una laurea specifica o approfondimenti accademici ad hoc. E’ più facile fare questo lavoro con precisione e competenza se hai alle spalle esperienza come hostess sugli eventi, meglio se di diverso tipo. L’esperienza è fondamentale ma non è tutto: devi, infatti, avere delle caratteristiche innate, come la predisposizione all’ordine e all’organizzazione sistemica.Devi anche saper comunicare efficacemente, parlato e scritto sia con i clienti che con il personale e gli ospiti.

Valentina. E’ importante anche avere una buona dose di diplomazia, devi capire come gestire con la giusta delicatezza l’ansia e lo stress del cliente. A volte vanno coccolati, cercando di riportarli ad uno stato di calma, altre vanno sollecitati sulla loro parte di lavoro. Bisogna capire che non tutto può essere sotto controllo diretto, che gli imprevisti capitano ma che ci sono sempre soluzioni, a volte l’esperienza basta per risolverli, altre volte un pizzico di fantasia e una buona capacità di problem solving aiutano molto.

Che cos’è effettivamente la segreteria organizzativa?

Afra. La segreteria è sicuramente una delle parti più importanti di un evento, perché senza ospiti, o peggio, con ospiti scontenti, è a rischio la riuscita di un evento. La segreteria è la parte che deve girare alla perfezione, perché l’organizzazione coinvolge diverse attività:

  • la logistica dell’evento nella sua globalità;
  • la gestione dei contatti con ospiti, partecipanti e invitati;
  • la gestione degli inviti, tutta l’attività di mailing e messaggistica;
  • l’organizzazione dei trasporti per gli ospiti;
  • la mediazione e concertazione dell’hospitality;
  • la gestione dei fornitori che ruotano intorno all’evento (catering, service, fotografi, video maker ecc).

Serve solo per organizzare eventi aziendali?

Valentina. No, la segreteria serve a chiunque debba fare un calendario di attività, come ad esempio corsi di formazione, come li gestiamo per i corsi di aggiornamento dei docenti per conto di Mondadori. Nel caso specifico il lavoro è enorme e a livello nazionale, pensare di affidarlo a degli stagisti o altre figure professionali all’interno dell’azienda è, in gergo, un suicidio! A volte i clienti non lo capiscono subito ed arrivano con l’acqua alla gola, a lavoro già iniziato (male) a chiederci aiuto.

Come arrivano le richieste di gestione della segreteria a P.R.C?

Afra. Non sempre il lavoro di gestione della segreteria è semplice perché spesso si lavora con poco o zero anticipo: capita che i clienti, infatti, avendo sempre potuto fare affidamento sul nostro staff, ci informino di situazioni già in essere, sciorinando dettagli degli eventi nei corridoi o ci informano di cambiamenti nelle liste degli invitati nel corso della giornata. Le segreterie, poi, non sono tutte uguali: dipende da quante persone richiede il cliente, quanti ospiti, quali da considerare vip e allegare istruzioni logistiche (organizzando spesso per loro il viaggio e gli spostamenti).

Come si organizzano le liste che poi servono per l’accredito?

Valentina. Anche qui dipende. A volte i nomi degli invitati ce li fornisce direttamente il cliente e si tratta di mandare una mail informativa circa l’evento con l’invito e fare recall telefonico e telematico per confermare le presenze. Altre volte in base al tema dell’evento  ci chiedono di costruire un database di possibili ospiti interessati, ad esempio se l’evento è la presentazione di un libro a sfondo scientifico cerchiamo nei database delle università nominativi di professori e ricercatori. Stessa cosa vale per un evento culturale, andiamo a recuperare ad esempio i nominativi dei referenti o dei direttori di musei e delle associazioni. Noi siamo, in sostanza, l’interfaccia fra l’evento, l’organizzazione e gli invitati. Controlliamo effettivamente che gli invitati rispondano all’invito e “popoliamo” l’evento con integrazioni delle liste ad hoc se in pochi rispondono all’invito. Garantiamo una partecipazione il più corrispondente possibile alle esigenze del cliente.

Una volta pronte le liste cosa succede?

Nadia. Il nostro lavoro finisce sul posto, dove portiamo le liste e gestiamo l’accredito all’ingresso con l’aiuto delle nostre hostess, che si occupano anche della gestione del guardaroba e della eventuale sistemazione degli ospiti in sala, se si tratta di eventi al chiuso, e supervisione degli spazi e delle attività, se si tratta di eventi outdoor con più postazioni da coprire. Una volta sul posto, le hostess vanno istruite e “brieffate” su come gestire gli ospiti, come distribuirli, dove accompagnarli, far loro sapere quali sono gli invitati più importanti. Gli eventi più difficili sono quelli in cui gli ospiti sono seduti: i posti sono tutti assegnati e sappiamo che non si può sbagliare, soprattutto se ci sono di mezzo registrazioni televisive che prevedono inquadrature da copione o interventi del pubblico. Agli eventi più grandi ed importanti siamo sempre presenti io o le ragazze per ogni eventuale gestione di imprevisti. In questi casi, l’esperienza, la pazienza e la calma sono le componenti più importanti per la buona riuscita dell’evento.

Quali sono i punti di maggior criticità in questo tipo di eventi?

Afra. In questo tipo di eventi, in genere, le criticità riguardano soprattutto le volte in cui non seguiamo tutte le fasi dell’organizzazione (magari la segreteria è interna all’azienda e a noi affidano solo il personale sul posto), dalla costruzione delle liste alla gestione in loco. Per questo noi cerchiamo sempre di consultare bene le liste, di conoscere direttamente il personale che coordiniamo e correggiamo se necessario. La nostra presenza è fondamentale anche per gestire gli eventuali “imbucati”, cerchiamo infatti sempre di istruire le nostre hostess e steward sull’atteggiamento da tenere nei confronti di chi non è in lista e cerca di entrare comunque, ma quando il limite viene superato interveniamo noi per risolvere e superare la criticità in accordo con il cliente.

Monica. E’ fondamentale anche l’atteggiamento del cliente: è essenziale che ci sia collaborazione perché si lavora sempre insieme e insieme si arriva all’evento!

Nadia. Un altro punto critico è la gestione degli imprevisti per quanto riguarda il personale. Può sempre capitare che qualche hostess o steward siano indisposti e non riescano all’ultimo a venire all’evento. Per questo, per gli eventi più importanti, abbiamo sempre una lista di personale già allertato da contattare per le emergenze. Tendiamo comunque a lavorare con gruppi di persone consolidati per garantire la riuscita dell’evento: il nostro staff è composto da persone che per lo più si conoscono fra loro e hanno imparato, con il tempo, le prassi, il lavoro, i clienti e le diverse esigenze.

Cos’è importante per gestire al meglio le fasi organizzative dell’evento?

Valentina. Sarebbe importante anzitutto ricevere la consegna con un anticipo corretto, per evitare di incorrere in errori grossolani dettati dalla fretta. E poi ovviamente sarebbe già una festa ricevere tutte le liste in exel (a volte ci arrivano word o documenti pdf)!

Monica. E’ importantissimo, poi, che il cliente faccia davvero affidamento su di noi e non “interferisca” con la parte di lavoro esclusivamente nostra. Il valore aggiunto di affidare a dei professionisti la gestione della segreteria è quello di lasciare che siamo noi a gestire anche i problemi che possono emergere senza coinvolgere l’organizzazione del cliente. Il cliente ideale è quello che capisce che investire il giusto sui professionisti risolve in anticipo una serie di problemi ed evita costi e sprechi che, se non fai questo lavoro, non vedi.

In questi anni di attività qual è stato l’evento migliore?

Valentina. Un evento di Electrolux, nel 2011: un progetto di architetti italiani di un ristorante itinerante che spostava la sua sede in una capitale europea diversa ogni sei mesi. E’ stato bellissimo, un po’ per il progetto in sé, veramente orginale, un po’ per i professionisti con cui abbiamo collaborato (c’era un turnover di chef stellati ogni due settimane!) E’ stato anche faticoso perché abbiamo gestito la qualsiasi: dallo stirare i grembiuli e i tovaglioli, fino alla gestione delle lavanderie, il servizio ritiro della spazzatura, le prenotazioni.

Afra. Per non parlare dell’inventario! Siamo rimaste chiuse lì dentro per mesi, incluse festività e weekend. Ma alla fine il cliente era molto soddisfatto, noi abbiamo lavorato in collaborazione con tutto il loro personale in maniera perfetta, senza intoppi.

Nadia. Un altro evento per il quale è sempre bello lavorare è del nostro storico cliente RCS, “Il tempo delle donne”, 3 giorni di incontri, interviste ed attività gratuite nella splendida cornice della Triennale di Milano. Un bel modo di celebrare le competenze delle donne in diversi ambiti e di sensibilizzare tutti sulla condizione e le prospettive femminili nel mondo del lavoro, dell’arte, della scienza.

 

 

 

 

 

 

Lasciaci i tuoi dati e sarai ricontattato al più presto!