Protezione dei dati negli eventi on e offline: cosa dice il GDPR? | P.R.C. Srl

Protezione dei dati negli eventi on e offline: cosa dice il GDPR?

Protezione dei dati negli eventi on e offline: cosa dice il GDPR?

Tempo di lettura: 2 Minuti

Quando si organizza un evento online, ma anche in caso di organizzazione di un evento in presenza, non ci si può dimenticare di trattare il tema della privacy che riguarda tutti i partecipanti di un evento aziendale, ospiti e relatori, addetti tecnici e operatori.

Per privacy si intende la protezione dei dati personali dove per “dati personali” si intendono quei dati che identificano e afferiscono alle persone fisiche. Il Regolamento Europeo che disciplina questa materia dal 2018 è noto come GDPR e noi di P.R.C. abbiamo pedissequamente osservato ogni indicazione per tutelare la nostra agenzia ed i nostri clienti (che potrebbero incorrere in pesanti sanzioni).

Ogni organizzatore di eventi serio, infatti, al fine di soddisfare le richieste delle aziende che, mediante gli eventi, raccolgono i dati per creare nuove opportunità di business, acquisire nuovi clienti e fidelizzare quelli già acquisiti, deve essere aggiornato ed informato riguardo alla normativa applicabile sulla protezione dei dati personali.

Eventi in Presenza

Un’azienda che offre i servizi di organizzazione di eventi dovrebbe:

♦︎ Rendere l’informativa ai partecipanti;
♦︎ Raccogliere il consenso per attività di marketing e l’invio di newsletter;
♦︎ Raccogliere la liberatoria ed il consenso per la realizzazione di video e foto;
♦︎ Predisporre una policy aziendale contenente norme di comportamento e procedure per adottare le misure di sicurezza adeguate a ridurre e prevenire, per quanto possibile, i rischi di perdita, cancellazione anche accidentale, o accesso non autorizzato o divulgazione non autorizzata di dati;
♦︎ Autorizzare i propri dipendenti e fornire loro le istruzioni adeguate a rispettare le misure di sicurezza predisposte dall’azienda;
♦︎ Nominare quali responsabili del trattamento, per atto scritto, i soggetti che svolgono in outsourcing per conto dell’azienda;
♦︎ Tenere e aggiornare il registro delle attività di trattamento.

Eventi Online

Nell’ultimo anno abbiamo assistito ad un incremento dell’utilizzo di internet e delle nuove tecnologie a supporto delle misure di contrasto e di contenimento della pandemia.
Il ricorso a tali strumenti innovativi anche nell’organizzazione degli eventi comporta un trasferimento di grandi quantità di dati che viaggiano online e che perciò necessitano di particolare protezione, in quanto ancor più esposti al rischio di attacchi informatici.

L’azienda che organizza l’evento on-line oltre agli adempimenti degli eventi in presenza dovrà:

♦︎ Verificare le misure di sicurezza adottate dalla piattaforma utilizzata per organizzare gli eventi;
♦︎ Verificare la collocazione dei server sui quali vengono conservati i dati;
♦︎ Predisporre una privacy policy e cookie policy per il sito web (informativa privacy e informativa sui cookie).

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