Segreteria Organizzativa tradizionale e smart a confronto | P.R.C. Srl

Segreteria Organizzativa tradizionale e smart a confronto

Segreteria Organizzativa tradizionale e smart a confronto

segreteria organizzativa
Tempo di lettura: 3 Minuti

La segreteria organizzativa è il cuore e la regia di ogni evento.

Grande o piccolo, con grande partecipazione di pubblico o con pochi ospiti ristretti, online oppure dal vivo: di qualunque genere sia il tuo evento, la segreteria organizzativa è quel servizio per eventi necessario affinché tutto si svolga a regola d’arte, senza intoppi.

Scegliere di affidare a un professionista la regia dell’evento significa potersi concentrare solo sul valore dei contenuti e sulla costruzione della comunicazione intorno all’evento perché c’è qualcuno – nel nostro caso un intero staff multidisciplinare che lavora nel settore dal 2006 – che si occupa di tutto il resto, imprevisti compresi.

Il “resto” è tutto: dall’hospitality dei relatori della tua presentazione aziendale, alla partecipazione all’evento, al controllo accessi in loco, al coordinamento dei servizi di security, finanche alla selezione dei migliori fornitori per esigenze come catering, intrattenimento e alla cura della comunicazione pre e post evento.

La segreteria organizzativa è sempre necessaria per garantire il successo di un evento, ma non tutti gli eventi hanno bisogno dello stesso tipo di servizio.

Ecco perché noi di P.R.C. abbiamo affiancato al nostro modello tradizionale di segreteria organizzativa manuale un sistema di segreteria organizzativa e prenotazioni “smart”, con processi automatizzati che agevolano il workflow. Vediamo di seguito quando è preferibile selezionarne uno o l’altro.

Segreteria Organizzativa Smart

La segreteria organizzativa “smart” prevede un RSVP automatizzato: per questo è particolarmente indicata per grandi o piccoli eventi in cui non è necessaria una selezione accurata del parterre. Questa è la segreteria giusta per te se fai un evento con scopi di visibilità e partecipazione e la strategia che vuoi adottare è il riempimento della sala (virtuale o fisica) fino ad esaurimento posti.

Come funziona?

A partire dalle tue esigenze possiamo costruire una landing page ad hoc con tutte le info sugli ospiti che vuoi avere: dai classici “nome, cognome, e mail, azienda”, ma personalizzabile su qualsiasi informazione aggiuntiva, dalle preferenze e indicazione di eventuali intolleranze se vuoi coinvolgere un catering, a informazioni più personali, finanche ai dati sensibili.

Perché la nostra segreteria organizzativa smart è a prova di GDPR e ti garantiamo la protezione e la riservatezza dei dati che raccogliamo per te.

Una volta creato un invito digitale personalizzato – e customizzato per una user experience il più intuitiva possibile – possiamo raccogliere e gestire gli accrediti per il tuo evento, che siano 100 o 100.000. Con l’efficienza di un sistema digitale testato e veloce, ma sempre con la supervisione e il controllo delle operazioni da parte del nostro staff.

Segreteria Organizzativa Tradizionale

La segreteria organizzativa tradizionale, eseguita dal nostro personale qualificato manualmente – invito per invito – è invece la soluzione ottimale per quel tipo di eventi che necessitano una cura approfondita nella gestione degli invitati, dei relatori e degli ospiti.

Questo servizio prevede infatti una cura ad personam per quanto riguarda gli inviti, l’hospitality, il trasporto e la gestione della logistica dell’evento.

Se hai una lista chiusa e riservata di invitati e vuoi che ognuno di loro sia gratificato e seguito personalmente da professionisti che intervengono non solo per garantire l’accesso all’evento ma anche per risolvere eventuali intoppi organizzativi, la segreteria organizzativa tradizionale è il servizio più indicato per te.

Non solo: questo tipo di segreteria è particolarmente adatto quando nell’evento sono coinvolti più attori, service tecnici e non che vanno selezionati con cura e coordinati.

La tua conferenza stampa prevede un service audio-video efficiente per essere trasmessa online? Hai bisogno di un catering per coccolare i tuoi clienti più esigenti? O ancora, il tuo aperitivo di networking ha bisogno di un facilitatore che moderi e intervenga per animare la serata?

La nostra segreteria organizzativa tradizionale assolve e risolve questo tipo di esigenze, accompagnandoti e supportandoti su tutti i fronti dal momento in cui progetti l’evento alla data del grande giorno.

Lascia che lo staff di P.R.C. si prenda cura del tuo evento!

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